Renkantis strateginės sesijos dalyvius, rekomenduočiau pradėti nuo klausimo – „ką norime pasiekti strategine sesija?“ Kaip jau esame kalbėję, strateginių sesijų gali būti įvairių, ir organizacijos veiklos strategijai kurti, ir tvarkyti organizacijos vidines problemas, ir kurti darbo vietos inovacijas, kurios palengvina organizacijos darbuotojų gyvenimą, tad pradėčiau nuo to. Taigi atsakius kokiu tikslu organizuojame strateginę sesiją, susiaurėja dalyvių sąrašas.

Organizacijos kompetencijos

Kita vertus, labai svarbu atsakyti „Kokios organizacijos kompetencijos yra susijusios su strategijos įgyvendinimu?“ Ir šioje vietoje, ne juokais sakau kompetencijos, o ne žmonės. Ir taip yra dėl to, kad ne visuomet organizacija turi reikiamas kompetencijas organizacijos struktūroje. Pavyzdžiui, gal nėra personalo vadovo, o yra personalo specialistas, marketingo vadovo, o marketingo specialistas, buhalteris, o ne finansų vadovas. Gali būti taip, kad žmogus sesijoje dalyvauja pagal organizacinę struktūrą, tačiau ne pagal kompetenciją, arba atvirkščiai, kompetentingas žmogus, nors struktūroje nėra reprezentuojančioje tą sritį pozicijoje.

Kas turi dalyvauti?

Kviečiant dalyvius labai svarbu suprasti, kad sesijoje turi dalyvauti su ta strategija susijusių svarbiausių verslo sričių atstovai. Šiuo požiūriu, mums labai padeda organizacinė struktūra, kurioje ir matosi organizacijos konstruktas, su svarbiausiomis to verslo dalimis, na ir kiekviena šių dalių turi savo atstovus, kartais net ne vieną. Ir šioje vietoje slypi keletas iššūkių, pavyzdžiui tai, kad su vienos srities specialistais darbas būtų daug paprastesnis, dažnai žmonėms dirbant vienoje srityje gali pavykti lengviau prieiti vieningų išvadų.

Tačiau praktikoje, išvengti skirtingų sričių specialistų mes negalime, nes strategijos kūrimui mums reikės skirtingų kompetencijų, ir tai yra būtina. O ir rezultatas, derinant skirtingas nuomones, pozicijas, argumentus, vizijas ar matymą visuomet yra daug vertingesnis. Žinoma, su ta sąlyga, kad mums pavyksta prieiti konsensuso. Tad derinant skirtingas pozicijas labai svarbu vidurkis, neleisti vienam žmogui nulemti diskusijos, net jei tas žmogus yra organizacijos vadovas ar savininkas.

Ir taip yra dėl to, kad siekiant kokybiško sprendimo turime išnaudoti visų prie stalo sėdinčių profesinę kompetenciją. Tad dirbant strateginiais klausimais labai svarbu subjektyvias nuomones paversti kiek įmanoma objektyvesniais reiškiniais. Tam naudojami balsavimai, įvairūs įvertinimai, kurie apskaičiuojami duomenimis, reitinguojame idėjas ar sprendimus, kad suprasti kas svarbiau už ką.

Šioje vietoje, norėčiau akcentuoti vieną labai svarbų dalyką – „Strateginėje sesijoje, vieno žmogaus nuomonė lygi vienam balsui, nelyginant kas tas žmogus yra. Nesvarbu kokio lygio specialistas dalyvauja sesijoje, kiek metų jis dirba savo pareigose, ar tai organizacijos vadovas ar savininkas, kiekvieno žmogaus nuomonė lygi vienam balsui. Ir tai reiškia, kad turint savo nuomonę, ją reikia mokėti suderinti su kitų nuomonėmis. Taip yra dėl to, kad kurdami sprendimus sesijose siekiame apgalvoti klausimus iš visų perspektyvų, o taip pat, sutarti vieningus sprendimus konsensuso principu.

Dalyvavimo tikslas

Prieš organizuojant sesiją, labai svarbu su dalyviai pasikalbėti ir susitarti dalyvavimo paskirtį ir tikslą. Svarbu akcentuoti tai, kad sesijose siekiame atvirumo, kalbėti apie realius dalykus, o ne dalintis politkorektiškomis nuomonėmis, nes kuriant strateginius sprendimus nenaudinga ką nors vaidinti, priešingai, svarbiausia skirtingos tiesos ir tų tiesų suderinimas kuriant sprendimus. Tačiau, su atvirumu labai dažnai kyla sunkumų. Moderatorius yra trečias asmuo, vadovas, akcininkas sėdi šalia, o dar ir prieš kolegas nesinori blogai pasirodyti.

Panašūs dalykai lemia tai, kad dalyviai kalba daugiau politkorektiškai nei atvirai. Tad dažnai mėgstu provokuoti auditoriją, kad už tų politkorektiškų kaukių, kurias kartas nuo karto taip malonu užsidėti išprovokuoti tiesmuką nuomonę, argumentą, poziciją. Dažnai sakau, kad geriau susipykime čia, o ne ofiso koridoriuose, arba geriau jau dalyviai pyks ant manęs, bet mes sukursime kažką naudingo.

Per savo praktiką girdėjau tikrai tragikomiškų situacijų ir pasisakymų – „Jūs sukurkit ir jūs darykit“. „Tegu valdyba pasako ką mums daryti ir mes padarysim“, „Tegu vadovas pasako kaip turi būti ir mes čia viską sukursim“. Yra tekę pamatyti atvejų, kuomet dalyviai itin atsargiai reiškia savo nuomonę, tarsi tarp eilučių sakydami nesu tikras ar čia gerai kalbu, ir ar vadui tinka. Todėl apie atsakomybę reikia kalbėti iš anksto. Žinoma, galime tik pakalbėti, o ne liepti priimti atsakomybę, nes jei liepsi tai toli gražu nereikš, kad dalyviai ją ir prisiims. Mano patirtyje dalyviai priima atsakomybę tuomet, kai jiems pavyksta. Kai jie patys jaučia, kad kažkas pavyksta, kad pavyksta įvertinti situaciją, išsikalbėti, išreikšti idėjas, kai tos idėjos geros, kai apima jausmas, kad jos keičia situaciją, kad įgyvendinus vienus ar kitus veiksmus išties bus naudos.

Klaidos, kviečiant auditoriją

Kalbant apie didžiausias klaidas, su kuriomis tenka susidurti kviečiant dalyvius į strateginę sesiją, paminėčiau keletą. Viena jų, neįtraukti tų kompetencijų, kurių reikia. Na pavyzdžiui labai dažnai kuriant strategiją susiduriame su resursų klausimais, ir vienas tų resursų yra žmonės. Ar kompetencijos ugdymo klausimais, kuomet organizacijoje nėra kažkokių reikiamų kompetencijų ir šių klausimų atstovas yra personalo vadovas. Liečiame marketingo klausimus, kuomet kalbame apie „brando“ poziciją, klientų segmentus, panašius klausimus, kuomet akivaizdus to atstovas yra marketingo vadovas. Tad klaida būtų jo neįtraukti.

Kita vertus įtraukti tuos dalyvius, kurie nenori, negali dalyvauti sesijoje arba tuos kurių apskritai joje nereikia. Pati blogiausia situaciją, kuri gali būti, tai žmogus, kuris sėdi sukryžiavęs rankas sesijoje, nereiškia savo nuomonės, kankinasi ir tuo užkrečia kitus dalyvius. Na tai yra blogai visiems, ir tam dalyviui ir rezultatui. Kitą vertus kartais vienus dalyvius reikia kviesti tik į dalį sesijos, pavyzdžiui su vienu klientu ką tik suplanavimo dvi strateginės sesijos dienas, kur vienoje dalyvaus akcininkai, o kitoje organizacijos direktorius ir aukščiausio lygio vadovai.

Pernelyg didelis susireikšminimas

Ir galiausiai, vienas fenomenas, kuris mane kiekvieną kartą stebina, kuomet susireikšminame patys, sureikšminame savo statusą ir tai laikome svarbesniais dalykais už sesijos rezultatą. Na kartais išties žavu matyti kiek daug energijos dalyviai skiria apginti savo nuomonei, o ne susitarti dėl nuomonės. Kartais tai būna vertinant devintą ar dešimtą įrašą prioritetų lentelėje ar kilus ginčui dėl įrašo vertinimo trimis ar keturiais balais lyg tai būtų pats reikšmingiausias dalykas.

Kartais tenka išnaudoti visas įmanomas kantrybės galimybes, kad žingsnis po žingsnio judėtume vieno rezultato link. Tačiau būtent tai parodo, kad kai strateginės sesijos procesas yra iš anksto gerai apgalvotas, parinkti tinkami instrumentai, galutiniame rezultate nebūna stebuklų. Kad ir kaip dalyviai žvelgtų iš savo perspektyvos, skyriaus ar srities, vis tik skirtingos strategijos susijungia į viena darinį.

Andrius

Ieškote strateginės sesijos moderatoriaus? Pasikalbėkime!